¿Puede un proveedor de servicios hacer una copia de su documento de identidad?
Identificar y verificar
Sí, el proveedor de servicios puede hacerlo; de hecho, está legalmente obligado a hacerlo. Según la LID, si ofrece ciertos servicios, debe realizar un proceso de diligencia debida del cliente. Una parte esencial de este proceso es que el proveedor debe saber con quién está tratando. Está obligado a establecer su identidad y verificarla mediante un documento de identidad válido y original. Una copia no es suficiente; tampoco puede aceptar documentos vencidos. Si usted vive o reside en el extranjero, se le solicitarán documentos adicionales, como una copia certificada de su identificación y un certificado del registro civil de su lugar de residencia o estancia.
Persona jurídica; identificación y verificación de UBOs
¿Actúa en nombre de una persona jurídica, como una sociedad anónima (N.V.), sociedad de responsabilidad limitada (B.V.), asociación o fundación? Entonces, el proveedor de servicios deberá verificar no solo su identidad, sino también la identidad de la entidad legal, mediante un extracto reciente y certificado de la Cámara de Comercio. También deberá demostrar que está autorizado para actuar en nombre de la entidad. Además, se le pedirá que proporcione información sobre la estructura de la entidad: ¿quiénes son los accionistas, quién tiene el control (los beneficiarios finales o UBOs)? Su identidad también deberá ser verificada con un documento de identidad válido. Dependiendo del caso, se le pueden solicitar varios documentos.
Diligencia debida del cliente
La verificación será más rigurosa en situaciones de alto riesgo. Por ejemplo, si usted es una PEP (persona políticamente expuesta) o si no ha estado ni estará físicamente presente, el proveedor aplicará una revisión ampliada.
Está legalmente obligado a cooperar en el proceso de verificación.
Puede existir una relación comercial (por ejemplo, con un abogado o agente inmobiliario) o una transacción ocasional (por ejemplo, la compra de un automóvil). En caso de relación comercial prevista, el proveedor no podrá iniciar sus servicios hasta haber finalizado la investigación. En transacciones únicas, tampoco podrá proceder sin concluir el análisis previo.
Origen de fondos/recursos
En algunos casos, también se investigará el origen de los fondos usados en la transacción. En una relación comercial, esto puede surgir durante el servicio. El proveedor debe poder determinar el origen del dinero y si existe una relación entre la fuente y el cliente. Puede solicitar pruebas documentales.
Durante una relación comercial, el proveedor también debe monitorear continuamente dicha relación y puede solicitar información adicional si lo considera necesario.
